DIB ønsker at opretholde en høj standard og ansvarlighed i vores arbejde, både vores nationale arbejde i Danmark samt vores internationale arbejde i andre lande, og vi opfordrer derfor til åben kommunikation. DIB’s Code of Conduct kan tilgås her. Vi ønsker løbende at forbedre os, og derfor er du velkommen til at indgive en klage, feedback eller kommentar.
Hvem kan klage?
DIB’s whistleblower- og klageordning kan bruges af alle, herunder medarbejdere, samarbejdspartnere, medlemmer, frivillige, modtagere og donorer. Klager indsendes her (complaint@dib.dk eller klage@dib.dk) og vil modtages af sekretariatsleder og bestyrelsesformand. Hvis det ønskes at sekretariatslederen ikke skal modtage klagen, kan klagen direkte sendes til bestyrelsens formand og/eller næstformand.
Vi opfordrer dog til, at kommentarer og klager over vores arbejde så vidt muligt rejses og drøftes med de ansvarlige medarbejdere så tæt på aktiviteten som muligt.
Kan jeg indberette anonymt?
Du kan vælge at indberette anonymt, men vi opfordrer dig til at angive navn og kontaktoplysninger, så vi kan kontakte dig direkte, hvis der er behov for det i forbindelse med behandlingen af din klage.
DIB sikrer i forbindelse med behandlingen anonymitet i videst muligt omfang. Hvis du vil sikre, at du er anonym, når du indberetter, skal du være opmærksom på følgende:
- Du skal ikke indberette fra din arbejdscomputer, hvis du er ansat i DIB.
- Du skal ikke benytte en computer, der er koblet op på DIB’s netværk.
- Du skal undlade at skrive dine egne personlige oplysninger.
Sensitive klager
En sensitiv klage er typisk en klage eller mistanke om misbrug af økonomiske midler, strafbare forhold og seksuel udnyttelse samt overtrædelse af DIB’s politikker, retningslinjer og Code of Conduct.
Sensitive klager behandles altid fortroligt og kun enkelte personer, der har behov for at kende til klagen involveres.
Beskyttelse af dine personoplysninger
Hvis du oplyser navn og kontaktoplysninger eller andre personoplysninger i forbindelse med din klage, behandler DIB naturligvis dine oplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler, læs mere herom i DIB’s privatlivspolitik her.
Klagevejledning
Detaljer om hændelsen: Husk at beskrive så mange specifikke detaljer omkring hændelsen som muligt. Detaljerne bør inkludere:
- Datoen og tidspunktet for hændelsen, samt om det er sket gentagne gange
- Personerne involveret i hændelsen
- En beskrivelse af hændelsen
- Hvis du ønsker at være anonym, så vær opmærksom på ikke at angive oplysninger der kan afsløre din identitet
- Begrundelsen for hvorfor du anmelder hændelsen.
Klagehåndtering
Når en klage fremsendes kan man forvente at modtage:
- En bekræftelse på at modtage e-mailen inden for 72 timer efter indrapportering
- Omhyggelig håndtering af rapporten og konsekvent dialog. Hvis der er behov for yderligere information vil denne blive indhentet. Der vil være mulighed for en (juridisk) bisidder.
- En løbende opdatering af sagens forløb
- Afgørelsen på klagen
Brud på eller overtrædelser af loven og af vores adfærdskodeks og retningslinier vil blive mødt med en reaktion, der står i forhold til deres art, omfang og alvor – lige fra advarsler og irettesættelser til sanktioner, opsigelse af ansættelsen og i de værste tilfælde kan DIB være forpligtet til at kontakte lokale myndigheder.
DIB kan pålægge forskellige former for sanktioner mod personer, virksomheder eller organisationer, der i alvorlig grad har overtrådt vores adfærdskodeks og underliggende dokumenter, f.eks.
- disciplinære foranstaltninger over for egne medarbejdere og aftaleparter (advarsel/afskedigelse eller udelukkelse),
- suspendere medlemskab for medlemmer og medlemsorganisationer
- (øjeblikkelig) opsigelse af aftaler med bevillingshavere/partnere og leverandører.
- politianmeldelse ved straffesager
Der vil ikke være sanktioner mod personer, der afgiver forkerte oplysninger, medmindre det anses for at være en bevidst handling med ondsindede hensigter. I de tilfælde vil DIB skride til handling og holde personen ansvarlig.
DIB kan kræve erstatning for lidt skade.
